社用携帯電話は必要?メリット・デメリットや導入時のルールを紹介

社用携帯電話のメリット

現在は社用携帯電話を導入する企業は多くあります。特に、通話がおもなフィーチャーフォンと異なり、スマートフォンを使えば社内メールや社内データの扱いも容易になるため、生産性の向上が期待されるでしょう。

しかし、社用携帯電話を導入するメリットはそれだけではありません。

管理性に優れている

私物端末に社内データを保存している場合は、紛失時や退職時の対応が複雑になるほか、データが外部に流出する危険性もあります。一方で、社用携帯電話は企業で端末を管理するため、端末の紛失があった際や従業員が退職した際は、遠隔でデータを消去したり端末を初期化したりするなどの対応が容易です。

取引先とのやりとりを効率化できる

社用携帯電話を導入することで、取引先とのやりとりの効率化も可能です。固定電話だけでは取引先から電話があっても、担当の従業員が離席していたりリモートワークをしていたりすると、なかなか連絡がつかない場合もあるかと思います。また、私物端末を業務で使っている場合、取引先には私物端末の電話番号を教えたくないという従業員もいるでしょう。

社用携帯電話ならば、取引先からの電話やメール、チャットによるコミュニケーションも直接担当の従業員にかかるため、スムーズにやりとりを進めることが可能です。また、従業員が取引先に電話番号を教えることに対する抵抗感を減らすことができます。

経理処理に手間がかからない

社用携帯電話を使えば、経理の処理も簡単になります。私物端末を使った場合は、仕事関係の通話やデータ通信で発生した費用を、個々の従業員ごとに精算しなければなりません。

しかし、社用携帯電話であれば企業で端末の料金も管理しているため、細かな経費処理が不要になります。また、企業でまとめて携帯電話を導入する場合、法人向けのプランを利用することでランニングコスト削減にもつながります。

社用携帯電話のデメリット

社用携帯電話にはメリットばかりでなくデメリットもあります。

2台持ちになることでの紛失・盗難の可能性

社用携帯電話を導入すると、私物端末と社用携帯電話を2台持ち歩く必要があるため、社用携帯電話を外出先に置き忘れてしまうことや、盗難にあっても気付きにくいといったリスクが発生します。

また、従業員のコンプライアンスに対する意識が低い場合、プライベートでの社用携帯電話使用により、余分な料金が掛かってしまったり、情報漏洩が発生したりする恐れもあります。

導入コストや運用コストが掛かる

社用携帯電話の導入は端末の購入費用が必要です。従業員全員に社用携帯電話を配布するなど、導入数が多い場合はコストがかさんでしまいます。

導入後も月々の基本料や利用料といったランニングコストが掛かるほか、紛失や故障などトラブルの発生による費用も確保しておかなければなりません。

社用携帯電話を導入する際のポイント

社用携帯電話を導入するには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

運用コストを把握する

前述したように、社用携帯電話の導入には端末の購入費用だけでなく、月々の基本料や利用料、故障・紛失・盗難といったトラブルが発生した時の費用も考慮しておく必要があります。

導入してから困らないように、導入台数や導入する機種、基本料金や利用料金、万が一の時の費用などをシミュレーションしておくことが大切でしょう。

セキュリティ対策を徹底する

社用携帯電話を導入するのであればセキュリティ対策は必須です。具体的には次のような対策が必要となります。

• ・紛失・盗難防止のための従業員教育
• ・紛失に備えた定期的なデータバックアップ
• ・紛失時などにおける報告・対応手順のマニュアル化

ほかにも、企業によっては紛失時に社用携帯電話の位置情報を確認できるようにしたり、遠隔操作でロックやデータ消去をしたりしている場合もあります。こうした対策には、MDM（モバイルデバイス管理）と呼ばれるツールを使うと、一括でセキュリティ管理ができて便利です。

私的利用を禁止する

社用携帯電話を私的利用されてしまうと、端末のデータ容量が圧迫や業務と無関係な料金が発生してしまいます。そのような事態にならないようにするためにも、私的利用の禁止を社内ルールとして明文化しておくことが大切です。

また、業務に不必要なアプリをインストールできない設定にする、データ通信量が多い従業員には警告が出るようにしておくなど、私的な利用ができないような仕組みづくりも必要となります。企業によっては、セキュリティ担当者が毎月の利用状況を確認するなどの対策を行っている場合もあります。

社用携帯の代わりに近年導入が増加しているBYOD（私物端末の業務利用）

社用携帯電話の代わりに近年増えているのがBYODです。BYODとは「Bring Your Own Device」の略で、私物端末の業務利用を意味します。

スマートフォンやタブレットの普及やスペックの向上により、私物端末を業務に活用する企業も増えています。また、在宅ワークやリモートワークの普及も、BYODが広がりつつある理由の一つとなっています。以下ではBYODのメリットを紹介します。

BYODを導入するメリット1：端末購入費・維持費の削減

BYODを導入した場合、社用携帯電話のような端末購入費が不要で、月々のランニングコストも抑えられます。BYODを導入するためのセキュリティ体制の構築やソフトウェアの利用料などの費用は掛かりますが、社用携帯電話を一から整備するよりは費用を削減することが可能です。

社用携帯電話だと費用の都合で一部の部署にしか導入できない場合でも、BYODなら幅広い部署に導入できる可能性があります。

BYODを導入するメリット2：業務効率化・従業員満足度の向上

社用携帯電話は普段使い慣れている私物の端末とは異なるため、従業員にとって操作方法がわかりにくいこともあります。しかしBYODであれば、使い慣れている端末を利用するため、業務効率の向上が期待できます。

さらに、BYODなら携帯電話を2台持ち歩かなくても済むうえ、操作方法がわからないといったストレスもなくなるため、従業員満足度の向上する可能性もあります。

なお、BYOD導入における注意点やポイントを知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

関連記事：BYODとは?業務改善の方法として注目を集める理由と導入における注意点 | Biz Magazine

BYODの導入を検討しているなら「モバイルチョイス“050”」がおすすめ

BYODの導入を検討しているのであれば、楽天コミュニケーションズの「モバイルチョイス“050”」がおすすめです。モバイルチョイス“050”は、従業員のスマートフォンやフィーチャーフォンで、050で始まる電話番号が使えるようになるサービスです。

従業員が個人で持っている端末を使用するため、端末購入費は掛かりません。ベーシックプランなら初期費用500円/番号、月額基本料は100円/番号です。

アドバンスプランなら着信先を複数選択でき、業務時間外は着信しないような設定も可能で、月額基本料は1番号目が480円で2番目以降は1番号当たり200円と料金が抑えられています。

また、通話コスト管理や利用金額の制限、利用時間制限なども可能です。「社用携帯電話の導入は費用が掛かりすぎる」「社用携帯電話は欲しいがそこまで電話を使うわけでもない」といった場合でも手軽に導入ができるためおすすめです。

ほかにも、モバイルチョイス“050”にはさまざまな特徴がありますので、以下で紹介していきます。

特徴1：高い音声品質

モバイルチョイス“050”はデータ通信を利用した通話ではなく、携帯電話の音声通話を利用したサービスのため、普段使っている携帯電話と同じく高い音声品質で通話が可能です。

また、音声通話を利用しているため、インターネット環境が不安定な場所でも音声が途切れたり遅延したりしにくくなっています。

特徴2：公私分計

モバイルチョイス“050”の専用アプリを利用することで、通話料を自動で計算し会社請求とすることができるので、通話ごとに通話料を精算する手間が省けます。

特徴3：ビジネス番号取得・2台持ち不要

モバイルチョイス“050”を導入すると、050で始まる番号を持つことができるため、仕事とプライベートの電話番号を分けることが可能です。

また、1台の携帯電話で2つの電話番号を持てるため、携帯電話の2台持ちの必要もなくなります。

特徴4：楽天モバイルMVNOデータSIMが無料で使える

モバイルチョイス“050”をご利用の方は楽天モバイルMVNOデータSIMが無料で利用できます。これにより通話料だけでなく、データ通信も公私分計できるようになります。

モバイルチョイス“050”×データSIMを利用するには、モバイルチョイス“050”開通後に下記のページよりお申し込みください。

モバイルチョイス“050”×データSIM | 楽天コミュニケーションズ

まとめ

社用携帯電話は、管理性に優れているほか、経理処理が楽になる、取引先とのやりとりを効率化できるなどのメリットがあります。一方で、紛失や盗難のリスクが増すことやコストが増大するデメリットもあります。

モバイルチョイス“050”を使えば、私物端末を利用して業務を行えるうえ、経理処理や取引先との効率的なやりとりを実現することが可能です。

モバイルチョイス“050”を利用してBYODの導入を検討されている方は、ぜひ以下のリンクから詳細をご覧ください。

モバイルチョイス“050” | 楽天コミュニケーションズ