転送電話とは？サービス内容や設定のやり方、利用時の注意点を解説します

転送電話とは？

転送電話は、掛かってきた電話をあらかじめ登録した他の携帯電話やオフィスの固定電話などに転送する電話サービスです。たとえば、オフィスの固定電話へ掛かってきた電話を外出中の営業担当者の携帯電話に転送し、わざわざオフィスに戻らずとも電話応対ができるようにするといった使い方ができます。

外出中や出張中などオフィスにいない状態でも電話応対ができるため、転送電話はビジネスチャンスを逃さず、営業効率アップにつながる重要なビジネスツールとして古くから利用されてきました。全国の一般電話、携帯電話、国際電話と幅広く転送先に設定できるので、ニーズに合わせて柔軟に利用できます。

オフィス電話に必要な機能を搭載したクラウドPBX
楽天コネクト SmaComビジネスフォン（クラウドPBX）

テレワーク導入で転送電話のニーズが高まっている

働き方改革や新型コロナウイルス感染予防対策などを背景として多くの企業がテレワークの導入を進める一方で、オフィスの固定電話に掛かってきた電話の応対業務を課題に感じている企業は少なくありません。部署ごとに交代で電話番を設けるなどして対応している場合もありますが、一部の社員に負担が集中したり、電話の取り次ぎミスが発生したりといった弊害が懸念されます。

業務効率の悪化や顧客満足度の低下、ビジネスの機会損失にもつながりかねない問題ですが、解決策として注目を集めるのが転送電話です。オフィスに掛かってくる電話を社員の業務用携帯や私用携帯に転送することで、在宅環境でもオフィスと同じ業務環境が簡単に構築できます。

転送電話の設定方法

転送電話の設定方法は、端末自体で設定する方法や通信キャリアの転送サービスを利用する方法、PBXで設定する方法の大きく3種類です。ここからは、それぞれ設定方法について解説します。

ビジネスフォンや携帯電話端末で設定する

オフィスに設置している固定電話（ビジネスフォン）や、携帯電話の端末自体に転送電話を設定する方法です。転送機能は端末自体に標準機能として搭載されており、転送電話を利用するにあたって月額利用料金が掛からないため、最も手軽な方法といえるでしょう。ただし、端末ごとに設定が必要なので手間が掛かる点に注意が必要です。

また、自動で電話を転送する方法のほかに、手動転送を利用する方法もあります。端末によって利用可否や操作方法は異なりますが、一般的には電話端末で電話を受けた後に保留にし、保留中に手動で転送したい電話の番号をダイヤルして転送（手動転送）する方法です。

通信キャリアの転送サービスを利用する

利用中の電話サービスのオプションである転送サービスを利用する方法です。固定電話と携帯電話それぞれで各社が用意しています。なお、通信キャリアによって転送サービスの名称は異なります。固定電話だと、NTT東西であれば「ボイスワープ」、ソフトバンクは「多機能転送サービス」、KDDIは「着信転送サービス」、楽天コミュニケーションズは「IP電話サービス 着信転送サービス」などです。

固定電話の転送サービス

固定電話の転送サービスでは、固定電話番号に着信した通話を予め設定した別の電話番号（固定、携帯）に転送することができます。

利用シーンとしては、社員が営業やリモートワークなどでオフィスにいないときに、会社宛の着信を社員の携帯電話へ転送するといったものです。社外にいても会社宛の電話に対応できます。コロナ禍パンデミックでリモートワークの普及に伴い、出社せずに電話を受ける手段として多く利用されるようになりました。

各固定電話サービスでは、転送電話サービスをオプションとして提供しています。基本的には利用するには申し込みが必要となります。また、オプション料金の他、転送元（会社電話など）から転送先（社員の携帯など）まで転送した分の転送通話料金が発生します。転送先の登録方法、転送の開始、停止方法などは、サービスごとに異なるため、ご利用の通信キャリアに確認しましょう。

携帯電話の転送サービス

携帯電話キャリアからも転送サービスが提供されています。利用シーンとしては、商談や移動中などで電話に出られないときに会社電話に転送するといったものです。転送サービスを利用する際に、NTTドコモでは申し込みが必要ですが、au、Softbankでは、申し込みは必要ありません。また、NTTドコモ、au、Softbankの3社ともオプション料金は、無料となっています。ただし、固定電話と同じように転送元（契約者）から転送先まで転送した分の転送通話料金が発生します。

転送の種類

サービス内容も各社差異がありますが、一般的に以下の転送方法を設定することができます。

通信キャリアによって申込・設定方法・料金などは異なるので、詳しくはご利用の通信キャリアにご確認ください。

構内交換機（PBX）で設定する

外線との発信・着信制御、内線同士の通話機能などの機能を持つPBX（Private Branch eXchange、構内交換機）の転送機能を利用する方法です。転送先を複数設定できる、平日・休日で転送先を分けることができるなど、端末自体に設定する方法よりも高度な設定が可能です。

PBXで電話転送を利用する場合、掛かってきた外線電話を内線電話に切り替えて電話をつなぎます。PBXに接続する電話同士の内線電話は通話料が無料となるため、ボイスワープなどで発生する転送区間の通話料が発生しない点もメリットでしょう。

なお、PBXと一口に言っても導入形態はさまざまで、大きく自社事務所やデータセンター内に設置されるPBX・IP-PBXといった「オンプレミス型PBX」とクラウドベンダーが提供するPBX機能をネットワーク経由で利用する「クラウドPBX」の2種類が存在します。それぞれの特徴は以下の通りです。

通信キャリアの転送サービスを利用する際の注意点と解消方法

通信キャリアが提供するボイスワープなどの転送サービスは使い勝手がよいサービスですが、利用にあたってはメリットだけでなくデメリットも理解しておくことが重要です。ここからは、転送サービスを利用する際に特に気を付けたいデメリットや注意点と解消方法を解説します。

電話応対が一人に集中してしまう

転送サービスでは転送先を一つしか指定できません。転送先に指定された担当者は電話応対・取り次ぎ対応に追われることになるので、本来の業務に充てられる時間が少なくなり、業務が停滞してしまう可能性があります。また、転送先の担当者が電話応対中に別の電話が掛かってきた場合は転送できません。お客様や取引先からの電話の取りこぼしが続けば、不誠実な印象を与えてしまい、貴重なビジネスチャンスを逃してしまう危険性もあるでしょう。

前述したクラウドPBXなどPBXを活用して複数の担当者に電話が分散されるなどの工夫が必要です。PBXでは複数の電話を転送先に設定できるので、転送サービスのように一人に転送電話が集中してしまうことはありません。テレワーク環境下でも出られる人が電話応対をするといった、オフィス内で固定電話を利用するのと同じような使い方が可能です。

転送サービス利用料、転送時の通話料が掛かる

転送サービスを利用するために必要な月額利用料、および転送元から転送先までの転送区間で通話料が発生してしまう点に注意が必要です。便利だからといって、気軽に電話転送を利用してしまうと大きなコスト増につながってしまう恐れがあります。

転送時の通話料を抑えて、よりお得に利用したいなら通話料の安いIP電話を利用するのがよいでしょう。IP電話はさまざまな通信キャリアから提供されていますが、一般的な固定電話と比較すると通話料金は割安です。

たとえば楽天コミュニケーションズが提供するIP電話サービスでは加入者同士の通話は無料、一般電話や携帯電話への通話も、一般電話よりも割安な通話料金が設定されています。また、初期登録料500円、月額基本料金は380円/番号と割安な料金で利用でき、独自の光ファイバーネットワークと最新技術によるクリアな通話品質が提供される点が特徴です。

IP電話サービス | 楽天コミュニケーションズ

転送に限らず、現在利用中の電話サービスにコスト面の課題を感じている場合は、IP電話の導入がおすすめです。

取次ぎの手間が増える

転送電話サービスでは、電話取次ぎを行うことができません。そのため転送されてきた電話をさらに別の担当者に取り次ぐためには、一旦終話して、別の担当者に折返しの電話を依頼することが必要となります。

この点、クラウドPBXを利用した転送であれば、パーク保留や内線通話などの機能を利用することができるため、その場で別の担当者に取次ぐことができます。

会社の固定電話番号から発信ができない

転送電話サービスは、着信した電話を転送するサービスです。しかし、折返し電話をかける際には、従業員の携帯電話番号など、会社の固定電話番号とは異なる番号から発信する必要があります。このため、相手先からは見知らぬ番号からの着信となり、警戒されてしまい、電話に出てもらえないことも考えられます。

この場合はクラウドPBXを利用することで、会社の固定電話番号かの発信が可能となります。

転送電話を利用するならクラウドPBXの利用がお勧め！

会社の固定電話への入電を転送するなら、クラウドPBXの利用をお勧めします。まずは通信キャリアが提供する電話転送サービスとクラウドPBXの違いをおさらいしましょう。

電話転送サービスとクラウドPBXの違い

電話転送サービスは代表的なNTTのボイスワープを例に、クラウドPBXと比較しています。

クラウドPBXは通信キャリアが提供する電話転送サービスの問題点をクリアできます。また従来のPBXと比べて導入も容易であることから、様々な業種・業態で導入が進んでいます。

クラウドPBXの7つのメリット

転送に伴う通話料が掛からない

通信キャリアが提供する電話転送サービスは、転送元から転送先までの通話料を発生します。

しかし、クラウドPBXを利用した転送は転送元から転送先への通話料がかかりません。また、クラウドPBXでは時間帯に応じて転送先を自動で切り替える設定も可能です。例えば、営業時間内のみ従業員の携帯電話に転送し、営業時間外は時間外対応窓口や音声ガイダンスに接続するといった設定も可能となります。

転送先を複数に設定できる

クラウドPBXは、転送先の番号を複数設定することが可能です。複数人で転送電話を受けることができるので、重要な電話を取りこぼしたり、1人に転送電話が集中したりすることがなくなります。

事前に着信先を判別できる

クラウドPBXの転送電話をスマートフォンで受ける際は、専用アプリで着信を受けます。そのため、会社宛の着信なのか携帯電話宛の着信なのか判別できます。もちろん着信時に発信元番号が表示されるので、どこからの電話なのか判別できます。

別の担当者に取次ぎができる

従来の転送電話は電話の取次ぎができません。しかし、クラウドPBXの転送電話はパーク保留や内線電話といった機能が使えるため、別の担当者へ直接取次ぎが可能です。直接取次ぎができることで、折返しの電話やチャットなどでの依頼などの手間が軽減されます。

会社の固定電話番号から発信ができる

クラウドPBXを利用することで、スマートフォンから会社の固定電話番号を使って発信することができます。

特にBYODで個人所有のスマートフォンを利用している場合でも、プライベートの電話番号を開示するリスクがないことは大きな利点でしょう。

スマートフォンやソフトフォンへ転送ができる

クラウドPBXは、スマートフォンやソフトフォンへの転送が可能です。

ソフトフォンとは、パソコンやスマートフォン・タブレット端末に専用のソフトウェアをインストールして、インターネット回線を使って通話するサービスで、物理的な電話機（ハードウェア）を必要としません。

そのためソフトフォンを活用することで固定電話機が不要となるため、コスト削減にも繋がります。

海外への転送も無料で利用できる

クラウドPBXの転送はインターネット環境があれば海外の電話番号にも転送することができます。

従来の電話転送サービスは、海外の番号に転送すると高額な国際電話の通話料が掛かることが頭が痛い点でした。

一方で、クラウドPBXでは海外への転送も無料で利用することができます。

クラウドPBXなら「楽天コネクト SmaComビジネスフォン」がお勧め

クラウドPBXについてお考えなら、楽天コミュニケーションズの「楽天コネクト SmaComビジネスフォン」が最適な選択肢です。従来の電話交換機（PBX）に代わるこのサービスは、クラウドベースで運用されるため、設置が迅速かつ簡単に行えます。

「楽天コネクト SmaComビジネスフォン」は、必要な電話転送機能を全て備えており、スマートフォンやソフトフォン同士でスムーズな電話の転送が可能です。さらに、楽天コミュニケーションズではIP電話番号の発行も可能で、オフィスの電話環境を一元的に整えることができるのが大きな魅力です。

利用料金は、月額580円/IDで「楽天コネクト SmaComビジネスフォン」が利用可能。さらに、スマホアプリの利用料は月額200円/ID、初期費用は無料です。クラウドPBXの導入を検討している方にとって、コストパフォーマンスに優れた選択肢と言えるでしょう。

このサービスを利用することで、あなたのオフィス通信環境はより効率的かつ柔軟なものにし、ビジネス通信の可能性を広げてくれます。

楽天コネクト SmaComビジネスフォン（クラウドPBX）

転送電話は便利なサービス！でも、意外なコスト増に要注意

転送電話は生産性向上に効果的なだけでなく、近年のテレワーク需要にも柔軟に対応できるビジネスツールです。しかし、便利さの一方で転送区間の通話料が発生してしまうため、思わぬコスト増につながる可能性もあります。安易に転送電話の利用を検討するのではなく、想定される転送電話の本数や通話時間、利用シーンを明確にしたうえで、最適な電話サービスを選択することが重要です。