Web会議システムを選ぶ際に
確認すべきポイントとは？

外出先や自分の席にいながら会議に参加できるWeb会議システム。その便利さから導入検討する企業が増えています。導入を検討する際には、そのシステムが備える機能をチェックし、自社でどのように使用するかをあらかじめ想定しておくことが大切です。では具体的にどんな機能をチェックすればよいのでしょうか。ここでは代表的な機能について見ていきましょう。

【目次】

1.映像や音声の品質をチェック
2.データ漏えいを防ぐ。セキュリティをチェック
3.同時に接続できる拠点数をチェック
4.電話会議やTV会議との相互接続性をチェック
5.ユーザエクスペリエンス（UX）／利便性をチェック

1.映像や音声の品質をチェック

Web会議システムを利用する際には、PCの他にマイクやカメラが必要です。PCに内蔵のカメラ/マイクを利用しても構いません。しかし、Web会議システムを経由して伝えられる映像や音質は、相応のクオリティであることが求められます。画質が悪ければ相手の表情を読み取れませんし、音質が悪ければ頻繁に聞き直さなければならず、結果的に会議が非効率になってしまいます。

最近は市販品のなかでも高解像度のカメラや、周囲の雑音を消すノイズキャンセル機能を備えたマイクが販売されています。こうした機器の機能やスペックをチェックしながら、利用目的にあった製品を選択しましょう。

Web会議システムのなかには、カメラやマイクが備えるクオリティをそのまま再現できないものがあります。カメラが有する高解像度な映像の画質をあえて低くし、ネットワークの負荷を軽減できるようにしているためです。開催する会議が、どの程度の画質や音質が求められる内容なのかを踏まえた上で、最適なカメラやマイクを用意すべきでしょう。

2.データ漏えいを防ぐ。セキュリティをチェック

Web会議システムは、インターネットを経由し、会議内容をやり取りします。もし第三者が会議を視聴したり、会議中の共有資料を閲覧したりすると、企業の重要な機密事項や意思決定内容が漏えいしかねません。
そのためWeb会議システムは、映像や音声のほか、会議資料（ファイル）などのデータを暗号化してやり取りしています。どんな暗号化技術を採用しているのか、どのようなセキュリティポリシかなどを事前に確認しておくようにしましょう。

第三者がアクセスできないようにする機能にも目を向けます。事前登録した端末や、特定のネットワークからしかアクセスできない等、アクセス制御をどの程度実施できるのかを確認しましょう。データ漏えいを防ぐ機能（会議ロック機能など）の有無など、Web会議システムを提供する事業者へ確認することも大切です。

クラウド環境独自のセキュリティ対策もチェックします。Web会議システムを提供する事業者とクラウドを提供する事業者が異なる場合、クラウド事業者名や実績、サーバーの所在地やDR（ディザスタリカバリ）などを確認しておくのが望ましいでしょう。

3.同時に接続できる拠点数をチェック

Web会議システムは、同時に何拠点（何台）まで接続できるかの上限があります。何拠点、もしくは何台のPCを同時接続して会議を開催するのかを想定し、自社が求める要件を備えるWeb会議システムを選ぶことが必要です。拠点数や利用者が増えた場合の拡張計画も検討しておいたほうがよいでしょう。ユーザーライセンスを増やした場合にかかる月額費用や追加費用も確認しておくようにします。

4.電話会議やTV会議との相互接続性をチェック

Web会議システムは原則、同じシステムを用いる拠点やPCとしか接続できません。A社が提供するWeb会議システムと、B社が提供するWeb会議システムを接続して会議を開催することは基本的にできません。
ただし、特定のWeb会議や電話会議、TV会議と接続できるシステムもあります。連携時の追加費用や必要なハードウェアを確認するとともに、ビデオ、音声などの基本機能や資料共有などの機能が正常に動作するかをチェックできるよう、あらかじめチェック項目を準備しておくのが良いでしょう。もちろん、セキュリティ上のリスクが及ばないかも注意します。

5.ユーザエクスペリエンス（UX）／利便性をチェック

その他、Web会議の予約や開催時の操作の難易度を確認することも重要です。簡単に使えるものでないと、なかなかユーザーが積極的に使おうとしないからです。また、ユーザー情報がActive Directoryなどの外部データベースと連携できるかどうかも確認します。数千人規模の大手企業などの場合、既存のユーザー管理との連携は管理工数を減らすためにも大切です。

Web会議システムのなかには、専用アプリケーションのインストールや、ブラウザへの専用プラグインの追加が必要なものがあります。PC、タブレット、スマートフォンなどの端末ごとにアプリのインストールをどのように行うのか、ソフトウェアの更新やバージョン管理といった運用部分も事前に計画しておくことが重要です。
最近では、「WebRTC（Web Real-Time Communication）」といった最新の技術を利用したWeb会議システムも出てきています。こうした技術を利用するとアプリケーションやプラグインを使わず、ブラウザだけで簡単に会議を開催することができます。専用アプリケーションをクライアントに1台ずつインストールするといった管理工数を減らす等の効果も期待できます。端末やWeb会議システムの操作に不慣れで、従来からのWeb会議ツールをうまく利用できなかった人や、取引先やお客さまなどアプリケーションのインストールを依頼しにくかったケースなど、Web会議がより身近に利用できるようになるはずです。

Web会議システム導入時には、コストだけではなく、具体的な機能や使われている技術の確認が大切です。ただし、多機能であることが必ずしもメリットにはなりません。機能過多だとコストがかかりがちになるだけでなく、操作が複雑化しユーザーにとって利用しづらくなってしまうケースもあります。現場でどう活用できるのか、どんな課題を解決できるのかを想定し、自社にとって必要十分な機能を備えているWeb会議システムを選択することが大切です。