「Web会議システム導入案」を通すための「稟議書」の作り方

例えどんなに素晴らしいアイディアでも、経営陣に承認してもらわなければ、実行に移されることはありません。そのために大切なのが「稟議書」です。「Web会議システム」導入の際も同じです。たとえIT部門の誰もがどうしても必要なシステムだと考えていたとしても、稟議書が不完全であれば、経営陣に却下されてしまう確率は高いでしょう。
Web会議システムを導入する際、IT部門はどのような稟議書を提出すべきか。どのような稟議書なら経営陣から承認されやすいのかをみていきましょう。

 

【目次】

1.システム導入が実現できるかどうか。カギは”稟議書の作り方”
2.Web会議システムを導入する時に欠かせない稟議書の内容
3.稟議書は経営層に具体的なベネフィットを伝えることが大切

1.システム導入が実現できるかどうか。カギは”稟議書の作り方”

企業が新たな設備やIT機器を購入する時、必要になる「稟議書」。特に大規模なシステムや高額な設備を調達する場合、購入の必要性や、自社にもたらすメリット、費用対効果などを明確にし、購入による事業や社員への貢献度を示すことが求められます。それだけ稟議書の役割は重要で内容次第で選定した設備や機器の導入可否が左右されてしまいます。

2.Web会議システムを導入する時に欠かせない稟議書の内容

稟議書作成時に大切なのは、経営陣がもつと思われる数々の疑問点を事前に想定し、それらの回答を記しておくことです。言い換えると、「なぜWeb会議システムが必要なのか」「なぜこれだけ予算がかかるのか」「なぜ購入（またはリース）なのか」「なぜこの取引先からなのか」「費用対効果はどれくらいなのか」「導入にはどれくらいの時間がかかるのか」といったポイントに対して、「妥当性のある説明」が記されているのが優れた稟議書といえるでしょう。
また承認者が複数の部署をまたぐ場合、各部署の担当者を納得させる内容を網羅したものを作ることも必要です。
では、「Web会議システム」を新規導入する場合の稟議書で、絶対に押さえておきたい項目を確認してみましょう。

① 背景・課題整理

現在どのような課題を抱えているのか、どのような問題を解決したいのか
まずは現状の状況を改めて見直し、整理していくことが大切です。
これを行わないと、製品ありきの導入計画になってしまい、導入することで解決したい、本質的な課題を解決することには繋がりません。

② 目的

「Web会議システム」は会議の場面で使用するだけでなく、営業担当者が商談の場面で使ったり、コールセンターがお客さま対応のシーンで利用したり、さまざまな活用が可能です。実際に「どの部署がどのような場面で、誰と誰のコミュニケーションのために使用するのか」を事前に明確にしましょう。
その上で、現状のやり方を続けた場合と、Web会議システムを導入した場合の「想定効果」を比較するとわかりやすくなります。

③ 投資対効果

その「想定効果」は「定量的」「具体的」であることを心がけましょう。これらはROI（Return On Investment）とよばれます。投資対効果を数量的に示していくことが大切です。「仕事の効率化が図れます」といった漠然とした表現ではなく、具体的な数値をKPIとして示すと、稟議書を見た人がどの程度の影響をもたらすものなのかわかりやすくなります。
例えば「商談機会を増やすことで、3カ月後の売上を〇〇％アップさせる」、「商談のフォローアップを対面からWeb商談に切り替えることで、出張件数が〇〇%削減でき、出張費を月間〇〇円削減できる」、「バーチャル商談実施により技術者の商談参加が〇〇回/月増加する」など、実現できると予想される効果を数値で示しましょう。

④ 導入形態（クラウド型かオンプレミス型）

「Web会議システム」にはベンダーが提供するサービスを利用する「クラウド型」と、自社内で独自のシステムを構築する「オンプレミス型」があること。両者のメリットとデメリットなどを簡潔にわかりやすく示したうえで、自社はどちらのタイプを選ぶべきなのか明記しましょう。導入形態によって初期費用・月額費用などの考え方も変わりますので、導入形態を明確にしたうえで、必要となる投資額を記載するようにします。

⑤ サービスの選定理由

サービスの選定理由もクリアにしなければ、上層部を納得させることはできません。導入の決め手になる項目（機能、価格、フォロー体制）を挙げ、類似サービスの比較、そのうえでこの会社に絞ったという選定のプロセスを明記しましょう。企業ごとに各項目の重要度は異なりますので、自社の働き方やビジネスを踏まえたうえで作成する必要があります。縦軸に導入の決め手となる項目、横軸に会社名を記し、評価によって「◎、○、△、×」や点数などを記した表で示すとわかりやすいでしょう。

⑥ リソース

「費用対効果」を示すためにもう一つ挙げておくべきことは、リソース。つまりWeb会議システムの導入と毎月の運用に、「どのような人材が何名必要で、その人件費はどれくらいか」もクリアにしましょう。

⑦ 導入スケジュール

「経営スピード」が重視される現代。Web会議システムを導入決定してから、いかに短期間で実際に運用を開始できるかを明示する必要があります。例えばクラウド型Web会議システムであれば、運用を開始するまでに長い期間を必要としません。社員へ簡単な使用方法のレクチャーを行えば、すぐにでもビジネスの現場で活用できます。具体的なスケジュールは購入先の担当者に、事前に確認しておくとよいでしょう。

3.稟議書は経営層に具体的なベネフィットを伝えることが大切

Web会議システムの導入を承認してもらうためには、Web会議システムのベネフィットや効果を正しく理解し、その内容を稟議書に盛り込むことが大切です。そのためにはWeb会議システムの機能や活用法を把握し、自社にどんな価値をもたらすのかを適切に判断することが求められます。導入後、社員や顧客が活用するイメージも膨らまし、システムを最大限活用できるシーンを、稟議書を通して経営層に伝えられるようにすることが大切です。