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働き方改革を成功に導く次世代Web会議のススメ

「働き方改革」の切り札となるか!?
~サテライトオフィスという選択肢~

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少子高齢化に伴い、国内における労働力人口の減少が続いています。総務省によると、15~64歳の生産年齢人口は2013年10月時点で7,901万人と32年ぶりに8,000万人を下回っており、今後の予測では2060年にはそれが4,418万人まで大幅に減少することが見込まれています。

このような状況のなかで、これまで当たり前だった長時間労働や非生産的な働き方を見直す取り組みが始まっています。今の業務の管理方法を見直し、従業員それぞれの家庭の事情や業務内容を考慮した働き方へと大きくシフトする企業が増えつつあるのです。
そのような「働き方改革」のひとつとして、「サテライトオフィス」の導入が注目されています。
以下では、働き方を改革することで企業にはどんなメリットが生じるのか、サテライトオフィスにとって必要な要件や懸念事項と併せてご説明します。

 

【目次】

1.従業員が期待するさまざまな働き方への要望を支援
2.働くためのインフラ設備といった準備が不可欠に
3.ツール導入でコミュニケーション不足も解消

1.従業員が期待するさまざまな働き方への要望を支援

「家族の介護や子育てを優先したい」
「プライベート時間を大切にしたい」
「長年親しんだ地元に戻って働きたい」
企業で働く従業員のなかには、さまざまな理由から正社員ではなく、契約社員や派遣社員、アルバイトなど、フレキシブルな雇用形態をあえて選択する人もいます。また、「都心の騒がしさから離れた静かな場所で働きたい」「長い通勤時間を短くしたい」といった要望を持つ人が増えているのも現実です。

こうした多様な働き方を要望する従業員にも、きちんと成果を出してもらえるよう、多くの企業が近年取り組み始めているのが「サテライトオフィス」の導入です。本社オフィスに毎日通勤をするのではなく、在宅をはじめ、都市周辺部に設けた小規模なオフィスで勤務できるようにする業務改善の施策です。

国としてもサテライトオフィス勤務の普及を推進

「本社や支社などを中心にして衛星“サテライト”のように存在するオフィス」という意味から名付けられたサテライトオフィス。厚生労働省でも、例えば自宅のように会社のオフィス以外で仕事をする「テレワーク」の普及に向けて、本社の分室として郊外や地方に設置したサテライトオフィスでの勤務を推進しています。

2.働くためのインフラ設備といった準備が不可欠に

自宅や小規模な事務所で働くケースが中心のサテライトオフィスですが、そこには、業務上最低限必要な設備をそろえなければなりません。企業は、電気や水道などのライフラインはもちろん、電話回線やインターネット回線、PC、コピー機、プリンターなどを用意する必要があります。
ただ、そうなるとオフィスインフラの従業員1人当たりの負担が大きくなりがちです。結果的に全体のコストが膨らまないよう注意が必要です。管理部門が従業員数や状況に応じて、最適なオフィスインフラをデザインしていくことが大切となります。

3.ツール導入でコミュニケーション不足も解消

もうひとつ、大きな障壁となるのが、社員間のコミュニケーションの確保です。オフィス内であれば対面で容易にコミュニケーションが取れていましたが、サテライトオフィスの社員とはなかなかそうはいきません。電話やメールを使うケースがどうしても多くなっていきます。その結果、コミュニケーションが滞ってしまい、非効率になってしまうといったリスクもあります。適切にコミュニケーションの手段を選択でき、離れていてもコミュニケーションの質が低下しないような対策が必要です。
このようなコミュニケーション上の課題を解決する手段の一つが、Web 会議システムです。このようなシステムを上手に活用すれば、お互いのいる場所を気にすることなく、相手の表情を見ながら、まるで近くの席に座っているかのように会話ができます。その結果、電話の音声やメールの文面だけではわからない、意思や気持ちを正しく伝えることができるようになるでしょう。

サテライトオフィスを新たに構えるためには、オフィスインフラの準備やコミュニケーションにおける課題への対応など、それ相応の準備が必要です。特に、本社で働く従業員とサテライトオフィス勤務の従業員との間のコミュニケーションが不足しないための取り組みが、業務の品質を保つためには必要不可欠になるでしょう。
そのためにはWeb会議システムのようなコミュニケーションツールを活用し、離れていても円滑にコミュニケーションできる環境を構築していくことが大切です。WebRTC(Web Real-Time Communication)はそのWeb会議をより簡単に実現・運用できるものとして、近年注目されている技術のひとつです。

参考

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