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働き方改革を成功に導く次世代Web会議のススメ

【用語解説】Web会議とTV会議/ビデオ会議って
何が違うの?メリット・デメリット

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遠隔地の人とコミュニケーションするツールが、会議システムです。
しかし、「Web(ウェブ)会議」や「TV(テレビ)会議」、「ビデオ会議」などのワードが混在し、機能や使い分けなど、ユーザーにとっては違いが分かりにくいのが実情です。
ここでは、それぞれの機能や違いを説明し、各会議システムのメリットやデメリットを解説します。

【目次】

1.Web会議/TV会議/ビデオ会議をあらためて定義する
2.Web会議のメリット・デメリット(機能面、導入面、用途など)
3.TV/ビデオ会議のメリット・デメリット(機能面、導入面、用途など)

1.Web会議/TV会議/ビデオ会議をあらためて定義する

企業が会議システムを導入する際に必ずチェックするのが「Web会議」「TV会議」「ビデオ会議」の違いでしょう。一般的には、PC上のソフトウェアやブラウザを使って行うのが「Web会議」で、専用端末やモニタ・カメラ・音声機材を使うのが「TV会議」または「ビデオ会議」です。
なお、「TV会議」と「ビデオ会議」は機能面における差はなく、どちらも同じシステムと捉えて問題ありません。

2.Web会議のメリット・デメリット
(機能面、導入面、用途など)

Web会議システムはPC上でソフトウェアやブラウザを使って会議に参加できるのが特徴です。
自分のPCを使えるので、遠隔地のスタッフを集めて打ち合わせをしたり、社外の担当者やクライアントと自席からリモートで連絡したりするなどの用途に最適です。
会議室は必ずしも必要ありません。オフィスや社外の会議室を予約しなくても、スタッフの都合さえつけばすぐに会議を開始できます。

Web会議システムを導入する場合、システムの提供形態にも目を向けることが大切です。Web会議システムの導入方法は一般的に「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。クラウド型の場合、会議システム用のサーバを自社管理する必要はありません。サービス提供事業者がサーバを管理するため、IT専門部署がない企業や専門的なIT知識を有する担当者がいない企業でも比較的導入しやすく、また初期導入費を抑える効果も期待できます。

一方、オンプレミス型は自社でサーバ等を調達/準備する必要があり、初期導入コストが膨らみがちです。また、複数拠点を接続するときに用いる「MCU(多地点接続装置)」を設置するコストも踏まえる必要があります。ただし自社管理のため、自社のセキュリティ要件や用途に合わせて仕様をカスタマイズしやすい、等のメリットもあります。

3.TV/ビデオ会議のメリット・デメリット(機能面、導入面、用途など)

TV/ビデオ会議システムの場合、会議室内に映像を映すカメラやモニタ、マイク/スピーカといった、専用の機材を導入するのが一般的です。これらを各拠点に導入する必要があるため、初期コストは膨らんでいく傾向にあります。また、自席から参加できるWeb会議システムと違い、会議に出席するときには会議室へ移動しなければならず、事前に部屋を予約する必要もあるため、開催準備が手間な点もデメリットといえるでしょう。

一方で、映像の画質はWeb会議システムより鮮明といわれています。TV/ビデオ会議専用の端末が高解像度・高品質で映像・音声を処理するため、画質・音声ともにWeb会議よりもより鮮明に、安定して利用できます。遠隔地を含んだ社内会議はもとより、経営層が集まって重要な意思決定を下したり、取引先企業や優良顧客と商談したりするといった用途にも向きます。

なお、通信環境の悪い遠隔地をつないだ会議では、ネットワーク環境が不十分であることから端末の品質に関係なく、映像や音声の品質が低下しやすくなりがちです。
このようなケースでは、VPN(Virtual Private Network)などの専用回線を敷設し、映像や音声の品質を確保できるような対策をする企業もあります。敷設費が必要ですが、映像の劣化や音声の遅延の解消が期待できます。

Web会議システムとTV /ビデオ会議システムではそれぞれ用途と機能が異なります。自社においてどんな用途で使うのかをあらかじめ想定し、その用途に適したシステムを選択することが重要です。初期コストだけでなく、ランニングコスト、オンプレミス型なら保守サポートのコストなどを総合的に考慮し、1年、2年と使ったときの総コストを試算したうえで選定することが大切でしょう。さらに、費用だけでなく詳細な機能や技術にも目をむけ、自社が抱える課題を解決できるシステムであるかを、きちんと確認するようにしましょう。

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