商談におけるWeb会議システム利用のメリットとは

ビジネスの現場において、電話でこちらの意図を100パーセント伝えるのは難しいものです。
「送付した資料の○ページの表と□ページの表を見比べていただけますか？」と確認してもらうのは、相手にとってはかなりの手間で面倒くさいこと。イライラも募り、せっかくの商談もスムーズに進まなくなってしまいます。
こうしたシーンで役立つのが「Web会議システム」。特に「画面共有」の機能が有用です。
画面共有機能は、その名の通りWeb会議に参加している全員が、パソコンの画面を共有する（同じ画面にする）こと。
では具体的にどういうメリットがあるのか一つずつみていきましょう。

【目次】

1.営業現場でWeb会議システムを使うメリット1：対面商談に近い説得力
2.営業現場でWeb会議システムを使うメリット2：顧客からの要望を的確に把握
3.営業現場でWeb会議システムを使うメリット3：営業先で本社や専門職をつないで営業を支援
4.Web会議システムは商談における営業担当者の心強い味方

1.営業現場でWeb会議システムを使うメリット1：
対面商談に近い説得力

営業担当者が顧客とWeb会議システムを使って商談するとき、「画面共有機能」が効果的です。先ほどの例で言うと、「送付した資料の○ページの表と□ページの表を見比べて」と先方に確認をお願いする必要もなく、営業担当者が画面上に両ページの表を載せ、マウスでポインターを動かしながら「こことここを比べていただければ、違いは一目瞭然です」とはっきりと説明することができます。

特に相手が二人以上いる場合、事前に資料をメールしても、人によってはその資料を開けるのに手間取ったりして「話についてこられない人」がでてくるもの。でも「画面共有機能」があれば、会議の参加者全員に同じ資料を、同時にかつ確実に見てもらうことができるので、共通の理解を持ちながら会議進行できます。当然、会議は有意義なものになります。

会話だけでは伝えられない情報、そして事前にメールで送付しても伝えにくい複雑な内容を、パソコン画面で共有することでリアルタイムに示すことができる「画面共有機能」。これを使うことで例えば自社商品や競合他社商品との比較画像を提示しながら、説得力をもって営業活動ができるようになるでしょう。

2.営業現場でWeb会議システムを使うメリット2：
顧客からの要望を的確に把握

「画面共有機能」は、顧客に対して説明する際に役立つだけではありません。反対に顧客の要望や意図を、正しく詳細に把握するためにも効果的です。
先ほどの例とは逆に、顧客から資料が提示される場合を考えてみましょう。メールで送ってもらって説明してもらうよりも、パソコン画面上で具体的なイメージを共有してもらったほうが、こちらも理解しやすいのは明らかです。
「自社→顧客」の売り込みだけでなく、「顧客→自社」の問題点の吸い上げにも役立つ「Web会議システム」。例えば製品サポートやコンタクトセンターの現場で活用することで、顧客満足度も大いに高めてくれるはずです。

3.営業現場でWeb会議システムを使うメリット3：
営業先で本社や専門職をつないで営業を支援

商談中、詳細な内容や専門的な分野に話が及んだ際に、営業担当者だけでは対処できずに困った経験はありませんか？
従来であれば一度会社に持ち帰り、営業担当者が専門職スタッフに確認をとり、次の来訪時、もしくは電話、メールで顧客に説明する、といった対応をすることが多かったと思います。しかしこれではタイムラグが生じてしまい、スマートな営業活動とは言えません。

その点、Web会議システムを利用していれば、商談の場で本社や専門職のスタッフにつなぎ、顧客の疑問や懸念点をその場で解決することが可能となります。「冒頭10分だけ参加してもらう」「前半後半で参加者を変える」などといったフレキシブルな対応が可能になるのです。特に昨今の高度化するビジネス環境において、様々な専門家・技術者の知恵を借りることは、最前線の営業力を大きく左右します。
疑問が生じた場合にすぐに解決策が提示されることは、顧客の商品やサービスへの理解を深めてもらうことに繋がります。営業担当者にとっては営業の提案力、競争力アップにつながるといえるでしょう。

4.Web会議システムは商談における営業担当者の心強い味方

営業活動から受注に至るには、顧客が抱える悩みや課題を営業担当者が理解するところから始まり、課題を解決するための提案書の作成、キーマンへのプレゼンテーション、クロージング等の営業プロセスが待ち受けています。各営業プロセスを乗り越える上で、Web会議システムの導入は、営業担当者の心強いサポートとなることでしょう。特に電話商談では訴求しづらい、もしくは顧客の課題を把握しづらい複雑かつ大型の案件ではより効果的です。
複雑かつ大型の案件では、実際に顔を合わせての商談が重要なのは言うまでもありません。ただそうした複雑かつ大型であればあるほど、一度の商談で契約成立とはいかないものです。顧客からの質問を受け、こちらから追加説明したりする機会が何度もあるはずです。そんなとき音声だけの電話でなく、“音声＋映像＋資料”のWeb会議システムを用いれば、こちらが伝えたい内容もより深く早く的確に伝達できますし、顧客の抱える疑問点も同様に理解しやすくなります。