TV会議のあのストレスから解放！
Web会議システムなら簡単に打ち合わせスタート！

TV会議システムを使っていて、専用端末の映像トラブルや音声トラブルを経験されたことがある方は少なくないでしょう。
Web会議システムは、TV会議システムよりも簡単に接続、運用できるのが特徴で、こうした手間や煩わしさは比較的少ないといわれます。
Web会議システムはTV会議システムと比べ、具体的にどんな点が優れているのか。
簡単に利用できる理由やメリットについて考えてみましょう。

【目次】

1.TV会議システム導入後に困ることとは？
2.PCを使って自分の席からミーティングに参加できるWeb会議システム
3.会議予約から参加者への通知、開催、終了までを一貫して管理

1.TV会議システム導入後に困ることとは？

「電源を入れても映像が見えない」
「音が聞こえない」
「相手の顔が表示ができない」
こうしたトラブルを経験されたことがある方は多いかと思います。
こうしたトラブルの原因ですが、モニタのチャンネル違いや、ケーブルの接続ミス、モニタの入出力の設定ミスなど、意外にも単純なものがほとんどです。一方で、複数拠点を同時接続できない、表示される映像と音声が合っていないなど、使い方が困難な点や事前の設定が不十分な点も原因のひとつでしょう。

TV会議システムは専用端末やモニタ、カメラなど、専門的な機材をつかうため、運用が機器の操作に精通する人や、ITリテラシーの高い人に運用を依存している企業が多いのが実情です。TV会議開催のたびに社内の担当者を呼び出すような面倒が起きやすく、「うまく運用できず困っている」という方は、少なくありません。

2.PCを使って自分の席からミーティングに参加できるWeb会議システム

TV会議システムよりも比較的容易に運用できるとされているのがWeb会議システムです。専用モニタは不要、操作は原則、インターネットに接続されたPC上で行います。普段から使い慣れたPCを使用するため、操作が分からないといったトラブルはある程度回避できます。慣れた人であれば、カメラやマイクの接続、事前設定などのハードルも決して高くないでしょう。
クラウド型のWeb会議システムなら、社内にサーバを設置する必要すらなく、PCさえあればすぐに会議を始められます。

また場所の制約もありません。自席のPCを使って会議を開催できるので、Web会議システムなら、いつでもどこでも会議を開始できます。会議室への移動やなかなか予約できない会議室の状況などに悩まされることもなくなります。場所の制約から解放されることで、例えばちょっとした空き時間にミーティングを実施し、必要な情報を共有したり、急いで対応すべき案件を協議したりできるようになります。社員の時間効率化と生産性改善が期待できるでしょう。

3.会議予約から参加者への通知、開催、終了までを一貫して管理

会議開催時は通常、会議日時の設定、会議参加者への告知、会議日時の調整などを事前に済ませておかなければなりません。Web会議システムでは、こうした準備もPCの画面を使って進められます。

例えば、Web会議上に登録済のユーザーの中から会議参加者を選択し、ユーザーのメールアドレスなどの連絡先に開催通知される機能などです。メールを使い、出席の可否を伝えたり、事前に配布すべき会議資料を受け取ったりできる製品もあります。また会議日程が変更になった場合、変更後の日時をメールで自動通知できたりします。

一方、TV会議システムも同様の機能を備えるものがほとんどです。しかし、会議参加者への連絡や会議室の予約が、その端末からしか行えないといったシステムもあり、会議室が埋まってしまっていてなかなか会議予約や変更ができないといった問題も起こりがちです。
会議開催までの過程においても、Web会議システムとTV会議システムは異なる点があるのです。

TV会議システムは、画像や音声が鮮明である良さがありますが、複雑な設定や操作方法が原因でトラブルが起こりやすいのも事実です。Web会議システムは、使い慣れたPCを使うため、専用機であるTV会議システムよりも比較的使いやすいと言われます。
利用場所にこだわることなく、誰でも簡単にはじめやすいのがWeb会議システムです。
WebRTC（Web Real-Time Communication）はそのWeb会議をさらに簡単に実現・運用できる技術として注目されている最新の通信技術です。