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働き方改革を成功に導く次世代Web会議のススメ

ビジネスにおけるコミュニケーションコストとは?
その低減方法は?

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仕事を進めるうえでコミュニケーションは欠かせないものです。
しかしコミュニケーションひとつ取っても、電話やメールだけで手短に済ませられるものもあれば、直接会って話すことが望ましいケースもあります。
そこで、業務の内容や機密度、緊急性に応じて、適切なコミュニケーション手段を選択することが求められています。
最適な手段を意識的に選ぶことで、業務が進めやすくなるだけでなく、無駄な時間やコストを削減する効果も期待できます。

【目次】

1.用途に応じて適切なコミュニケーション手段を使い分ける
2.コミュニケーションに費やすコストにも目を向ける

1.用途に応じて適切なコミュニケーション手段を使い分ける

対面での会話は勿論、電話やFAXだけでなく、メールやチャット、グループウェア、SNSなど、コミュニケーションツールは日々多様化しています。種類が多すぎて、どれを使って相手に連絡をすればよいのか、お困りの方も多いかと思います。こうした現代のビジネスにおいて、伝える内容の重要性や緊急性などを考慮して適切な手段を選択し、意図的に使い分けるスキルが重要になってきています。
コミュニケーションの相手や内容、これまでの経緯や関係性を踏まえて「どのようなコミュニケーション手段が最適なのか」を考え、コミュニケーション手段を選択することが必要です。対面でのコミュニケーションが絶対的に良いということではなく、コスト面を含めたメリット・デメリットなども考慮しながら、ときにはメールやチャットでコミュニケーションをとることも大切でしょう。

メールによるコミュニケーションのメリット・デメリット

メールはビジネスにおけるコミュニケーションツールとして定着しています。メールであれば、今では誰もが利用できる一般的なツールですし、発言のやり取りを履歴として残せることから「言った、言わない」「伝えたはず、聞いていない」といったトラブル発生時のエビデンスとしての役割も期待できます。テキストチャットも同様です。
一方、メールでのやり取りが多くなりすぎると、「大切な情報の埋没」「チェック漏れする危険性」「意図することが伝わらない恐れ」等の弊害が生じたりします。

直接対面によるコミュニケーションのメリット・デメリット

その点、相手と直接会って話す対面コミュニケーションは、相手の表情や仕草を読み取れることから、言葉や文字だけでは伝わらないエモーショナルな部分まで感じ取ることができます。こちらの意図や思いも伝えやすくなりますし、文章では表現しにくい細かなニュアンスを伝えることも可能です。
信頼関係の構築や交渉の場において、対面でのコミュニケーションは必要不可欠ですし、コミュニケーションそのものに価値があるといえます。その一方で、対面のやり取りは、相手と会うために移動する時間を取られますし、スケジュール調整もひと苦労です。遠方にいる相手であれば、時間的なコストだけでなく移動コストもさらにかかることも考慮すべきです。

2.コミュニケーションに費やすコストにも目を向ける

メールのようなツールを用いたコミュニケーションであれば、ほとんどコストがかからないと思うかもしれません。しかし、1通あたり5分程度の時間をかけて作成するとしたら、10通で50分、30通で150分(2時間30分)……と、気づかないうちに相当な時間を費やすことになってしまいます。
メールで伝えている内容のなかには、電話やチャットなどを使えば、実は簡単に返事ができ時間を大幅に短縮できることもあるはずです。打ち合わせのスケジュール調整などはまさにその代表といえます。コミュニケーション手段を意図的に使い分けることで、時間の無駄遣いによる見えないコストを節約することができるのです。

伝えやすさという点では対面での会話が最も優れているのはいうまでもありません。ただ、移動コストや時間的なコストを考慮した場合、見過ごせないこともあります。月に一度、会議開催のために拠点の責任者が本社に集合しているような働き方をしている場合、例えば名古屋からだと新幹線で往復約2万円、さらに遠方の場合それ以上の交通費が発生します。移動だけでなく宿泊を伴う場合にはその総額はさらに上昇するでしょう。移動時間の無駄も考えると、会議を開催するために必要なコストは膨大です。「働き方改革」が求められる昨今、企業は自社のワークスタイルを根本的に見直す時期に来ているのかもしれません。「本当に毎月集合する必要があったのかどうか」といった会議そのもののあり方や意義からあらためて見直し、コストを削減できるコミュニケーション方法がないか考え、改善を実践していくことが求められています。対面でのコミュニケーションを補完するツールとして、Web会議システムの注目がますます高まっています。積極的にWeb会議を使っていくことで「実はWeb会議で十分な内容だった」といったような意識の変化や気づきも増えるはずです。

ビジネスにおけるコミュニケーション手段には、それぞれメリット/デメリットがあります。コミュニケーションの方法は意図的に選択することが大切です。手軽なコミュニケーションとして頻繁に使われるメールのデメリットを解消し、対面でのコミュニケーションを補完する手段がWeb会議システムです。低コストで手軽に始められるWeb会議を対面や電話、メールなどでのコミュニケーションを補完するツールとして導入検討されてはいかがでしょうか。

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