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働き方改革を成功に導く次世代Web会議のススメ

十分にコミュニケーションとれていますか?
社内のコミュニケーション力の高め方

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「コミュニケーションをとること」はビジネスにとって、必要不可欠なものです。しかし近年、社員間のコミュニケーションが希薄となり、十分な意思疎通を図れず悩んでいる企業や組織が増えています。皆さんはきちんと社内のメンバー、他部署の関係者や上司と十分にコミュニケーションできていますか?改めて、ビジネスにおけるコミュニケーションの重要性と、どうすれば社内のコミュニケーションを活性化できるかについて考えてみましょう。

 

【目次】

1.社内のコミュニケーション不足が顕著に
2.コミュニケーションを十分図れる環境改善
3.自社に適したコミュニケーション手段の導入を
4.コミュニケーション向上のためのWeb会議システム

1.社内のコミュニケーション不足が顕著に

あらゆる仕事やイノベーションはコミュニケーションから生まれます。働く上では複数の従業員と一緒に仕事を進めていくことは必要不可欠なものです。さらに取引先や顧客など、外部の人を含めて関係者や協力者は多岐に渡ります。
こうした環境で重要となるのが、人と人との思いや考えを共有するための「コミュニケーション」です。業務の引き継ぎ、ナレッジの共有、上司への進捗報告や課題の相談、クライアントへの提案、プレゼンテーション・・・多くのシーンであらゆる種類のコミュニケーションが発生します。しかし現在、その社内コミュニケーションがうまくいかずに、頭を悩ませている企業が増えています。

総務省が発表した平成19年版の国民生活白書によると、社内のコミュニケーションが「十分取れている」と答えた人の割合は10.5%で、「大体取れている」(35.4%)と合わせると45.9%、約半数の企業がコミュニケーションを図れていると回答しています。その一方で、「全く取れていない」(3.2%)、「あまり取れていない」(23.4%)と答えた人を合わせると26.6%を占めます。つまり、4人に1人は、コミュニケーションが十分ではないと考えていることが分かります。
なお、従業員数が100人未満の場合、「全く取れていない」と「あまり取れていない」を合わせた割合は20.7%ですが、100~999人の場合は35.1%、1000人以上の場合は27.4%と、企業規模が大きくなると、コミュニケーション不足を指摘する割合が高くなる傾向も読み取れます。
コミュニケーション不足を感じている相手についての調査結果は「部署を超えた社員同士」が65.3%でもっとも多く、「経営層と一般社員」(63.8%)、「同じ部署内の上司と部下」(40.0%)、「同じ部署内の同僚同士」(26.8%)といった回答が続きます。同じ部署内であっても十分なコミュニケーションを図れないケースは少なくないようです。

2.コミュニケーションを十分図れる環境改善

コミュニケーション不足は、業務の遅延や作業ミス、ひいては売上低下や会社の競争力低下、信用失墜まで招きかねません。同じ部署内のコミュニケーション力を引き上げるのはもとより、別の部署や経営層も含め、会社全体でコミュニケーションを図りやすい環境を築くことが大切です。
さらに最近では、働き方の多様性を問う「働き方改革」が政府主導で進められており、雇用形態や勤務時間、勤務地などを個々の事情に応じて選択し働けるようにするのがトレンドとなっています。同じ場所で働く社員間のコミュニケーションが不足してきている上、更に在宅勤務者や時短勤務者が増えることで、ますますコミュニケーション不足に陥ることが懸念されます。こうした状況において、対面での会話の機会が減ることは勿論、「電話」や「メール」といった従来のITツールだけでは不十分となっているのが実情です。

3.自社に適したコミュニケーション手段の導入を

企業は、従業員のコミュニケーションが不足しないよう注意するとともに、従業員のワークスタイルに合わせたコミュニケーション手段の提供が求められています。これまで主流だった「会話」「電話」「メール」といったコミュニケーション手段に加え、それ以外のコミュニケーション手段を導入検討することも大切でしょう。

その1つとして企業が関心を寄せているのが「Web会議システム」です。遠隔にいる社員同士がPCを介して会議をするためのITソリューションですが、その利便性から、Web会議をちょっとした連絡や相談にも用いる企業も増えています。PCを使って特定のスタッフ、あるいは複数のスタッフと顔を見ながら会話できることから、電話による声だけのコミュニケーションより意思疎通が図りやすいのが特徴です。在宅勤務のスタッフとも簡単に連絡・相談できるので、離れた場所で業務をしていても十分なコミュニケーションを確保することができます。また最近では、WebRTC(Web Real-Time Communication)と呼ばれる最新技術を用い、アプリケーションやプラグインをインストールすることなく、ブラウザだけで簡単に通信できるものもあります。例えばBYODで従業員のプライベートPCからWeb会議に接続する場合でも、特定の設定や事前準備等することなく、ブラウザさえ開ければコミュニケーションをすることができるのです。

4.コミュニケーション向上のためのWeb会議システム

Web会議ツールはもっと便利に、身近なものになっています。コミュニケーション不足を解消する手段として、さらには働き方改革によって多様性が求められる職場の新たなコミュニケーションツールとして、Web会議システムの重要性が増しています。自社のコミュニケーションの課題を解決し、もっと社員間のコミュニケーションやコラボレーションを加速させたいとお考えのご担当者の皆様、Web会議システムの導入やリプレースをご検討されてはいかがでしょうか。

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