社内コミュニケーションツール導入を
成功させるためのコツ

企業における社内/社外とのコミュニケーション。これらを活性化、加速化させるためにはどうすればよいのでしょうか。
今、注目が集まっているのはリモートでコミュニケーションを実現させるITツールです。
このようなツールを導入するにあたって、気を付けなければいけないことがいくつかあります。ここではコミュニケーションツール導入を検討する際に注意しなければいけないポイントについて、解説していきます。

【目次】

1.コミュニケーションツールのニーズが高まっている
2.WebRTCとは？導入とその効果
3.自社の要件を満たしているセキュリティ機能があるかどうかにも目を向ける

1.コミュニケーションツールのニーズが高まっている

業務の多様化や取引先のグローバル化に伴い、対面で行っていたコミュニケーションを続けることが、時間的にも物理的にも、そしてコスト的にも困難な状況が増えてきています。
例えば、工場を海外移転させたり、海外との取引が多い企業の場合、社員を毎回海外へ行かせたり、海外から頻繁に取引先に来てもらうことはあまり現実的とはいえません。

コミュニケーション手段は日々多様化しています。最近までは電話やFAX、メールといった手段しかありませんでした。近年はそれらに加え、チャットやSNS、グループウェア、Web会議システム、TV会議システムなど、多種多様なコミュニケーションツールが登場しています。
そのなかには、文字によるコミュニケーション、音声によるコミュニケーション、映像と音声によるコミュニケーションがあります。
料金も、無料で導入できるもの、導入コストが必要なものなど、さまざまです。事業を成長させるため、企業は自社のビジネスや社員に最適なコミュニケーション手段を選択し、効果的に運用していくことが求められているのです。

2.WebRTCとは？導入とその効果

専用機器や専用ソフトウェアが不要で、ブラウザを通じてビデオや音声などのメディア情報を簡単にやり取りできるWebRTC（Web Real-Time Communication）という最新技術があります。これを活用した、ユーザの利便性が高いWeb会議を実現しているサービスがいくつか出てきました。
このWebRTC技術をベースにしたWeb会議システムは、PCにブラウザさえあれば新規にソフトウェアやアプリケーションをインストールする必要がなく、誰でも非常に簡単に利用できるのが特長です。

しかし、いくら簡単で低コストに利用できるからといって十分な効果を望めないのにシステム導入をしても、意味のない投資となってしまいます。「業務がどのように効率化するのか？」「業務に対してどのようなメリットが生じるのか？」を明確にし、システム導入前と後とで「コストをどれだけ削減できたのか？」を検証していくことが重要です。
また、対面で会議を行った際に想定される交通費や宿泊費、雑費、会議室の予約コスト、移動時の時間的コストなどを積算しながら、Web会議システム導入前後で、どのくらい業務効率化ができるか、コストが削減できるかといった投資対効果を明確にしておくようにしましょう。

3.自社の要件を満たしているセキュリティ機能があるかどうかにも目を向ける

情報漏えい対策やセキュリティ機能にも目を向けないといけません。せっかく業務効率化のために新たにシステムを導入したのに、情報漏えいすることで大きな損失を被ったり、会社に対する信用が失墜したりするのであれば問題です。
Web会議システムといっても、サービスを提供しているITベンダーごとに、施しているセキュリティ対策は異なります。そこで、自社のセキュリティ要件やポリシーにあったWeb会議システムを導入することが大切です。Web会議を経由する情報が外部に漏えいしないための工夫や仕組み、例えば暗号化プロトコル、ユーザ管理・アクセス制限などが注目すべきポイントとなります。

なお、Web会議システムはインターネット回線を介してPCで通信を行うため、PCやネットワーク環境自体のセキュリティ対策（ファイアウオールやアンチウイルス対策など）も問われます。効果的なシステム導入のため、自社のPCやネットワークのセキュリティ対策を見直すことも大切になるでしょう。

コミュニケーションツールを新たに導入する場合、導入コストやランニングコスト、使いやすさだけでなく、導入効果や機能、セキュリティも十分検証することが欠かせません。コスト削減や情報漏えいなどへの取り組みは、どの企業にとっても重要な課題だからです。
自社のビジネスや社員のワークスタイルに対して、そのツールがどのように貢献するかを正確に把握し、適切なものを選定していくことが重要です。