業務効率を飛躍的に高める
社内コミュニケーション改善策とは？

社内はもとより社外の取引先との交渉や相談、打ち合わせに欠かせない“コミュニケーション”。これまでは直接会ったり、電話やメールで伝えたりといった手段が中心でしたが、最近では業務内容や効率性を考慮したコミュニケーション手段を選択利用するケースが広がっています。ここでは社内のコミュニケーションのあり方について考えます。

【目次】

1.多様な働き方がコミュニケーションのあり方を変える
2.コミュニケーション手段の選択は、現代人の必須スキル
3.コミュニケーションツールとして定着し始めたWeb会議システム

1.多様な働き方がコミュニケーションのあり方を変える

同じオフィスにいる社内のスタッフに連絡や相談をする際に、一番簡単な方法は”直接会って話す”ことかと思います。しかし、「フロアが違う」「時間が合わない」などの場合、電話やメールといったツールを用いて連絡／相談するケースは少なくないでしょう。人とのコミュニケーション手段は、状況や相手に応じて異なります。コミュニケーション手段は近年多様化しています。SNSやチャットツールがその代表と言えるでしょう。プライベートで一般的に普及する、便利で使いやすいツールをビジネスでも活用したいと考える社員は少なくないはずです。

さらには勤務形態も多様化しています。例えば在宅勤務。出社するのが難しい、自分の裁量に合わせて仕事がしたい、といったニーズを満たす働き方を積極的に導入する企業が増えています。在宅勤務実現のためには、コミュニケーション確保のためにITツールを活用することが必要不可欠です。なぜなら、これまで隣で仕事をしていたスタッフが、自宅などの遠隔地で働くようになるため、声をかけて済んでいた、ちょっとした連絡や相談ができなくなるからです。「電話してもつながらない」「メールしても返信が来ない」「言いたいことがうまく伝わらない」等はこのような状況において発生しがちなトラブルです。せっかく社員の満足度を高めるために導入した働き方の改善策も、効率性や生産性が損なわれ、企業にとってマイナスになってしまうリスクもあります。

社員ごとにさまざまな働き方を選べるようになったことで、コミュニケーションも対面での会話、電話、メールといった従来のやり方に加え、最適な手段が求められているといえます。

2.コミュニケーション手段の選択は、現代人の必須スキル

複数のコミュニケーション手段のなかから最適なものを選ぶことは、現代における重要なビジネススキルといえるでしょう。緊急の事項であれば電話、資料とともに報告するならメールといった具合に、用途や目的などの状況に応じたコミュニケーション手段を選択しなければなりません。適切に手段を使い分けることで時間を最適化し、業務効率や生産性を向上させることができるはずです。

3.コミュニケーションツールとして定着し始めたWeb会議システム

なかでも働き方改革を加速化させる手段として注目を集めているのが「Web会議システム」です。遠隔地にいる複数の社員がPCを使って会議を開催できるようにするのがWeb会議ですが、社員間の連絡や報告、ミーティングの他にも、利用シーンの幅が広がっています。特に在宅勤務制を進める企業にとっては必要不可欠なツールといえます。オフィスに来ずとも、オフィスにいるスタッフはまるで隣にいるような感覚で在宅勤務者とコミュニケーションできるようになっています。

Web会議システムは、テレプレゼンス等の専用TV会議端末よりも比較的低価格で導入できるほか、社員が手元のPCを使い、会議や打ち合わせできる利便性などが評価されています。相手の顔を見ながら話せるといった最大の特徴を、低コストかつ簡易な操作法で実現できるのがWeb会議といえるでしょう。

社内コミュニケーションは、社員の意識や社会のあり方、またその企業の文化や働き方などによって最適な手段が異なります。状況や相手によって適切なコミュニケーション手段を意識的に選択できなければ、かえって意思疎通しにくくなったり、時間ばかりかかってしまったりします。

企業は新たなコミュニケーション手段に目を向けることが求められているのと同時に、社員はそれを選択するスキルが求められています。IT導入を検討する企業担当者は、コンシューマ向けのコミュニケーションツールを含め、社内のコミュニケーションを円滑に図れる技術や機能のトレンドを追い続けることが必要でしょう。「働き方改革」が広く求められている昨今だからこそ、社内コミュニケーションを思い切って改革してみてはいかがでしょうか？