外出先から会議に出席？ノートPCやタブレット活用で「仕事ができる時間」を増やす

打ち合わせといえば、関係者が全員一箇所に集まって行うのが一般的。しかし多忙な社内外の関係者全員のスケジュールや場所をピンポイントで押さえることはなかなか困難です。そんなときは、ノートPCやタブレットを使った会議にトライしてみてはいかがでしょうか？

【目次】

1.ITが時間や場所にとらわれない働き方をけん引
2.社内外との打ち合わせや会議も「外出先対応」で効率化
3.ビジネスパーソンの時間の使い方は変えられる

1.ITが時間や場所にとらわれない働き方をけん引

外出の多い営業担当者やフィールドエンジニアは、ノートPCやタブレット、スマートフォンといった各種端末を使って、社内スタッフや顧客からのメールを確認、スケジュール把握や資料参照、業務報告を行っています。なかには社外から社内ネットワークにアクセスし、CRMやSFAなどのデータを参照／編集できるような環境を提供している企業もあります。セキュアなネットワーク構築と端末の運用で、外出が多いフィールドスタッフが時間や場所にとらわれない働き方をすることは、もはや常識となりつつあります。

2.社内外との打ち合わせや会議も「外出先対応」で効率化

一方で、社内の定例会議は、全担当者が会議室に集まって行っているのがまだまだ一般的です。オフィスでの会議に参加するためにわざわざ外出先から営業担当者を帰社させている企業も多いです。必ずしもすべての業務が外出先で完結しているわけではないのです。そのため外出の多い社員の中には、外出先からオフィスまでの移動時間を確保するため、会議の前後に顧客との商談などの予定を入れないようにしているケースも多いのではないでしょうか。

しかし、こうした課題も「IT」を活用して解消することが可能です。それを実現するのがWeb会議システムです。外出中の営業担当者は、ノートPCやタブレット、スマートフォンを使って外にいながら会議参加できます。“電話では足りないが、帰社するほどではない”、そういった会議にわざわざ帰社して参加する必要はありません。ツールを使えば、外出が多い営業担当者は、電話に出るような感覚で外出先から社内スタッフと打ち合わせや会議ができるのです。従来移動に費やしていた大切な時間を、本来業務にしっかり充てることができ、業務効率化や業績の向上はもちろん、顧客満足度や各従業員の生産性向上も期待できることでしょう。

WebRTC（Web Real-Time Communication）といった最新技術を用いたWeb会議システムもあり、最近では端末に専用アプリケーションをインストールすることなく、ブラウザだけで会議への参加も可能になりつつあります。たとえば、会議主催者が会議参加者に向けて発信したメールのURLをクリック／タップするだけで、ブラウザ経由で会議に参加することができるのです。アプリのインストールを制限している端末や企業、Web会議システムの操作に不慣れな外部取引先であっても、誰でも簡単にWeb会議が実現できるのが特徴です。

3.ビジネスパーソンの時間の使い方は変えられる

このように、外出中の空き時間に会議へ参加できるようになることで“移動時間が取れない=会議に参加できない”といったケースを減らすことができるようになります。
たとえどんなに優れた議事録や会議中の録音音声データがあったとしても、自分が参加できなかった会議の内容を完全に把握するのは困難です。責任感の強いビジネスパーソンであればあるほど、把握できなかった情報の価値を嘆くものです。無理のない範囲で、可能な限り多くの会議に主体的に参加したいと思うのは多くのビジネスパーソンにとっての希望といえるでしょう。
昨今の勤務形態のフレキシブル化に伴い、必ずしも出社が義務づけられない働き方が増えています。しかし実際は、社内会議のためだけにわざわざ時間をかけて出社せざるを得なかったというケースも少なくないはず。こうした課題もWeb会議システムを導入することで解決できる可能性があります。「人に会う」という時間的 / 物理的な制約をなくし、現在の「働き方改革」を推進する手段としてWeb会議の普及が期待されています。

ノートPCやタブレット、スマートフォンといった携帯型の端末が普及したことで、外出が多い営業担当者やフィールドエンジニアなどは、これまで社内でしなければならなかった業務を外出先からでも処理できるようになりました。さらにWeb会議システムを使えば、商談間のちょっとした時間を使って社内スタッフや取引先と、対面同様の会議や打ち合わせをすることもできます。これらを活用すれば、無駄な時間やコストを削減できるだけではなく、ビジネスパーソンの業務効率が向上し、より生産的な働き方の実現が期待できます。ノートPCやタブレットを使ったWeb会議を、顧客との商談にいきなり導入するのは、まだまだハードルが高いかもしれません。そう考える企業のIT担当者は、まずは社内会議用から導入を検討してみてはいかがでしょうか？