無駄な会議をなくしたい！
会議を効果的に進める7つのポイント

昨今「働き方改革」が求められ、ビジネスパーソンは仕事の生産性を高めることが求められています。それをサポートするツールとしてWeb会議があります。ITツールを活用しながら、日々行われている「会議そのもの」のあり方を根本から見直すことで働き方改革を進め、生産性向上を実現しようとしている企業が増えているようです。先進的な企業はどのようにしてムダな会議を減らし、会議改革を行っているのでしょうか。そのポイントを整理したいと思います。

 

【目次】

1.ダメ会議の実態と課題
2.効果的に会議を進行するために必要な7つのポイント
3.次のアクションを決める
4.Web会議=対面での会議を補うツール
まとめ

1.ダメ会議の実態と課題

「ダメ会議」には、いくつかの共通パターンがあります。
・議題や決めるべき内容・目的がはっきりしていない
・課題や問題を提起するだけに終始
・ダラダラと会話するだけで物事が何も進まない
・結局何が決まったのかわからない
・会議内容のまとめ（コンセンサス）がなく、次回に活かされない など、会議改革に取り組みたい企業の担当者の悩みは実はほとんど共通しています。ある調査によると、ビジネスパーソンが会議に費やす仕事時間は全体のおよそ15%、企業規模が大きくなると、年間でおよそ30万時間が、会議のためだけに浪費されているといいます。ビジネスを取り巻く状況は日々高度化、加速化しています。
現代社会において、この時間をいかに効果的に過ごすかが、生産性の改善、ひいては企業の競争力に直結していくことは、言うまでもありません。

2.効果的に会議を進行するために必要な7つのポイント

では、会議を充実させ、中身を伴うものにするためには、会議参加者や主催者はどんな点に気をつけるべきでしょうか。7つのポイントをお伝えします。

1.会議の目的を事前に明確にする

会議には、大事な結論をださなければならない場合から、情報共有、ブレインストーミング、社員教育など、様々な目的があります。
「○日の会議は、○月の売上目標達成に向けた具体的な施策を三つ決定することを目的とします」というように、まずは会議の主催者がその会議の目的を明らかにし、参加者に事前に、何のために開くのか、ということを周知しましょう。

2.Web会議システムを利用し、参加者の時間を有効に使い最適なメンバーを参加者として集約する

1の目的に沿って、会議に本当に出席すべき人員を確認しましょう。また、一度で効率的な会議を開くためには、出席に必要な人が「全員、一人も欠かさず」揃うことも大切です。参加者の人数が多くなるほど、メンバーの日程調整は難しくなるものですが、Web会議システムを利用して外出先や自宅からでも参加できるようにすれば、全員が会議に出席しやすくなるでしょう。

3.目的達成に必要なメンバーが集結し、結論を出す

無駄な会議の特徴の一つに、参加者が予定時刻になっても集まらず、会議がなかなか開始できないことがあります。これでは参加者の貴重な時間を無駄にするだけです。前日にリマインドすることも重要ですが、外出でどうしても時間があわない人がいるときは、先ほどの「Web会議システム」の活用も有効です。また、終了予定時刻には必ず結論を出し、時間を延長したり、次回に持ち越したりするようなことは極力避けるべきでしょう。

4.会議中の役割を明確にする

会議を効率的に進行して目的を達成するためには、参加者の会議中の役割も明確にしておくことが重要です。会議進行を司るファシリテーター、議事録作成係、意思決定者など、会議中に任される役割を事前に決め、それぞれのメンバーに連絡しておきましょう。

5.情報共有はメールやITツールで完結させる

単なる情報共有だけが会議目的あれば、わざわざ会議の場で行う必要はなく、ITツールを活用することでもっと有効な時間の使い方ができるはずです。形式的な会議を減らすことで、社員の時間効率は高まっていきます。「情報の共有は○○の方法で行う」といった形でやり方をメンバーに周知・徹底させることが重要です。

6.会議運営で絶対に外せない２つのポイント
「事前の論点共有」「会議終了5分前、論点のクリア状況を全員で確認」

会議では必ず議題（アジェンダ）を用意し、1の目的とあわせて、事前に参加者全員に共有しておきます。議題が多くある場合は、それぞれの議題にかけられる時間をあらかじめ設定しておき、会議時刻までにすべての議題を論じられるようにタイムスケジューリングも行います。そして大事なのが、終了時刻の5分前に、議題や当初の目的が達成されたかを、参加者全員で確認すること。「ここまでの議論の結果、○○となりますがいかがでしょうか。疑問点や懸念がある人はいますか？」などと全員で確認することで、会議後のアクションにつながる、有意義な会議となるでしょう。

7.資料は事前に共有し、事前に読み込むことを参加者全員に徹底する

資料についても、会議の場で配布して一から全員で目を通すのは時間のロスです。会議前に参加者に配布、共有しておき、会議開始前には全員が読み込んでおくこと。これを徹底しておくと、会議当日の議論が深くなるため、内容の濃い時間となるでしょう。
もし、会議の場で共有したい情報がでてきた際は、Web会議システムを利用すれば、遠方の参加者でも画面共有によって、その場で同じ資料を見ることが可能です。

3.次のアクションを決める

会議終了後は、議事録を参加者に配布したり、次の会議までにやるべきToDoを共有したりすることを徹底しましょう。決定事項や今後の作業スケジュールを、会議に参加してないスタッフにも報告することも大切です。会議は意見を言い合うだけの場ではありません。
会議で決まったことを全員で確認し、その内容に基づいて全社員が動けるように計画することが欠かせません。
組織における会議のあり方はその企業の働き方そのものといえます。
会議改革のために一番大切なことは、自社の働き方をきちんと理解した上で、どういった会議の仕方が自社のワークスタイルに適しているか、生産性の改善に繋がるかを社員間で議論・共有し、納得した形で改革を進めていくことではないでしょうか。そのためには社員アンケートや公聴会を行い、広く意見を集めるとともに実践した内容を評価・改善してくことも大切です。

4.Web会議=対面での会議を補うツール

こうした会議改革の現場において、Web会議は重要な役割を担います。すべての会議が対面で実施できるのが一番ですが、時間的・地理的制約からなかなか難しいからです。こうしたときにWeb会議は対面での会議の実施を補うツールとして、近年改めて注目されているITソリューションです。こうした最新のITツールをうまく活用しながら、会議そのもののありかたを見直ししていくのが重要でしょう。

まとめ

働き方改革が求められる昨今、会議改革を行い、生産性向上を行いたいと考える企業が増えています。改善の手法については様々なやり方がありますが、大切なことは自社の企業文化やワークスタイルを理解した上で最適な方法を、社員が納得する形で実践しながら、PDCAサイクルをまわしていくことです。こうした会議改革の現場において、Web会議ツールは対面でのコミュニケーションを補うソリューションとして注目されています。