効果的で有意義な会議の進め方とは？
Web会議システムも活用した会議のコツ

会議の目的は、問題点を共有し、意見を交換して納得する結論を出すことにあります。しかし、進め方が悪いために無駄に長引くばかりで、結果的に意味のない会議となってしまうことはありませんか？

Web会議システムを活用して、会議の召集や会議に集まるまでの時間のムダを省こうとする企業が増えていますが、会議そのものの効率を上げてこそWeb会議導入の意義があります。そこで今回は、Web会議システムの機能を活かしながら、会議を効果的かつ有意義に進めるポイントをご紹介します。

【目次】

その1.タイムキープを行う
その2.会議の目的やゴールを参加者に告知する
その3.会議の結論をその場で共有する
コツを押さえて有意義な会議に

その1.タイムキープを行う

だらだらと続いて時間内に終わらない会議は、誰にとっても嫌なものです。活発な意見交換がなされているのであれば時間延長もやむなしですが、定例会議等は、集中力のピークや限界を考慮して1～2時間以内の完了を目安にし、予定終了時間を守るべきです。また、どうしても予定どおりに終わらない場合は、保留事項をまとめて別の会議を設定したほうが賢明です。

決められた時間に会議を終わらせるためには、会議開始時に終了時間を出席者に伝えるようにします。さらに、適宜進行の軌道修正をしたりタイムキーパーの担当者を決めておいたりするのも効果的です。Web会議システムでは、テキストチャット機能で残り時間を出席者に通知し、注意を促すのも効果的でしょう。

また、会議を時間どおりに始めることも重要です。参加者が予定時間に会議室へ集まらないことが日常化してしまっているかもしれません。事前に周知するなど市、改善していくようにしましょう。Web会議においても同様に、会議開始時間を守ることをマナーとして、社内で実践するようにしましょう。

その2.会議の目的やゴールを参加者に告知する

会議の開催目的を全員で共有しましょう。
この会議が何を目的としており、終了までに何を達成する必要があるのか、どのような合意が得られなければならないのかを、先に出席者に知らせておくことが重要です。目的やゴールを出席者全員がきちんと認識していれば、会議の道筋をつけやすく議論の逸脱を避けられます。

告知のタイミングは会議の開始時ではなく、数日前に済ませましょう。関係者に会議の日時を連絡する際に一緒に告知すれば、必要な準備をしてもらうことができます。当日の資料や関連資料にあらかじめ目を通してもらえば、当日の会議進行は、かなりスムーズになるはずです。

その3.会議の結論をその場で共有する

会議は、集まって話し合っただけでは功をなしません。
何らかの合意を得る、次の行動を決めるなど、会議の結論を出す必要があります。通常は会議後に議事録を作成して関係者で共有しますが、重要なポイントだけは会議を終える前にその場で出席者全員の確認を取りましょう。それをしておかないと誤解や認識の相違が生じ、会議のやり直しということにもなりかねません。

会議の結論の合意は口頭ではなく、できれば書面で確認したいところです。そこで、重要事項をホワイトボードに書き出してください。ホワイトボードの内容を自動的にデータ化する機能が備わっているWeb会議システムもありますが、その有無に関わらず、それをカメラで撮影したり、機能がある場合はプリントアウトしたりして、保存しておくことが大切です。

コツを押さえて有意義な会議に

会議やミーティングが嫌いだという人は多いかもしれません。しかし、それは発言や議論が苦手だからではなく、意味のない会議に時間を取られたくないという理由が多いのではないでしょうか？会議が出席者全員にとって有益な場となるように、そのあり方を見直すとともに進め方を工夫してみましょう。Web会議の場合はシステムの機能を活用することも大切です。