BCPの最重要ポイント
従業員の安否確認に必要なプロセスとツール

BCPの初動対応として最優先すべきことは、従業員の安否確認です。
企業にとって、従業員の安否確認はどのような意義を持つのでしょうか。
そこで今回は、BCP対策としての従業員の安否確認を行う際に重要となるポイントについて解説します。

【目次】

1.BCPが重要とされる理由
2.災害発生時における従業員の安否確認の意義
3.従業員の安否確認で重要なこととは
4.BCPにWeb会議システムを組み込む

1.BCPが重要とされる理由

BCPは「Business Continuity Plan」の略で、事業継続計画のことを指します。災害やテロといった非常事態が発生した際に、事業資産に対する被害を最低限にとどめ、企業の経営活動を継続できるようにすることを目的としています。なお、BCPの目的には、経営活動が停止、または機能が低下したときに起こり得る、他社への顧客流出や売上の低下、企業評価の低下といった二次的な損失を抑えることも含まれます。

このようにBCPが重要視されるようになったのはいつからなのでしょうか。

近年、災害やテロ、ITインシデントなど、企業が通常の業務を続けられなくなるリスクに目が向けられています。2011年の東日本大震災では直接・間接に関わらず、多くの企業が多大な損害を受けました。企業の業務停止が当該企業だけの損害に終わらず、多くの人々の生活にも影響が及んだのです。こうして、非常時に企業の経営活動を継続するための計画、BCPが注目されるようになりました。

また、東日本大震災の際に企業にとって大きな問題となったのが、従業員の安否確認です。
震災被害により固定電話や携帯電話をはじめ多くの連絡手段が絶たれ、従業員の安否確認に時間がかかった企業も多いようです。
いつ業務を再開できるか、会社に人が集まるのかさえわからない状態になり、多くの企業が数日間身動きの取れない状況に陥りました。
その経験から、BCPの初動対応として従業員の安否確認が重要視されるようになりました。

2.災害発生時における従業員の安否確認の意義

BCPの初動対応における従業員の安否確認には、どのような意義があるのか考えてみましょう。

企業はヒト・モノ・カネといった経営資源がなくては、経営活動を継続できません。
そのなかでも、第一の経営資源であるヒト＝従業員がいなければ、損害時の復旧は不可能だといえるでしょう。
従業員の安否を即座に把握できれば、その後の迅速な復旧につながります。
“人材”の確保が、業務復旧の第一歩となるのです。

3.従業員の安否確認で重要なこととは

従業員の安否確認にあたっては、以下のようなプロセスが重要です。

・安否確認を取りまとめる部署を決めておく

従業員への連絡は手分けして行うとしても、情報の混乱を防ぐために取りまとめをする部署や指示系統をあらかじめ決めておかなければなりません。

・安否を確認する対象を決めておく

安否確認は正社員だけでなく、派遣社員や臨時社員に対しても必要です。また、従業員の家族についても確認すべきでしょう。家族の安否状況によっては、従業員が業務を再開できるタイミングはもちろん、今後続けられるのかどうかも変わってきます。

・確認する内容を決めておく

確認する内容が決まっていないと、集まる情報の量や種類がバラバラになってしまいます。従業員本人と家族の安否、家屋や家具の被災状況、自宅での生活を続けられるのか、避難所に移動する可能性の有無など、確認すべき内容を事前に決めておきましょう。

・安否確認するためのツールを準備しておく

どのような手段で安否確認を行うのか、事前に決めておきましょう。

また、安否確認に用いるツールとしては、以下の4点が重要なポイントとなります。

・インターネットを使っている

東日本大震災の際は、固定電話回線や携帯電話回線はつながりにくい状況が続きましたが、TwitterやFacebookといったインターネット上のサービスは個人間の連絡手段として有効でした。

・外出先からでも使用できる

震災時に必ず自宅にいるとは限りません。場所を限定しない仕組みが必要となります。

・使い慣れている、または使い方が簡単

緊急時に使い方がわからないようでは意味がありません。普段から取り扱いに慣れているものや、操作が簡単なものを使うように決めておきましょう。事前に全対象者に対して、ツールのテスト利用を実施することも重要です。

・画像を送信できる

事業所間の安否確認では、迅速な被害状況把握のために画像送信も有効な確認手段のひとつです。

これらを踏まえると、Web会議システムは非常時の安否確認ツールとしても使えるといえるでしょう。
こうしたBCP用として利用できるWeb会議の選定ポイントとして、以下を気にするようにしておきましょう。

• ・場所を選ばず、使用できる（=インターネットがあればすぐに接続できる）
• ・使い方が簡単 (=誰でも簡単に、すぐに使える)
• ・画像を共有できる（=顔を見ながら話ができるので緊急時でも安心）

日常の主な連絡手段として電話やメールを使っていたとしても、Web会議システムBCP対策、非常時の連絡手段としても利用できることを覚えておいた方がよいでしょう。

4.BCPにWeb会議システムを組み込む

BCPを策定するうえで、従業員の安否確認は最重要事項となります。災害やテロなどの非常時に企業の経営活動を継続、あるいは迅速に復旧させるために、必ず人の力が必要です。あらゆる状況に備え、非常時の安否確認ツールは最適なものを準備しておかなければなりません。Web会議システムは、その有効な手段のひとつとなるかもしれません。