Web会議システムの導入で増えるコスト／減るコスト

Web会議システムを導入するに際して、「コスト」が最重要と考える企業は少なくないでしょう。初期導入費や維持費のほか、ユーザーや拠点増に伴うライセンス費やシステム拡張費がどのくらいか、気になるところです。その一方で、Web会議システム導入によりさまざまな形でのコスト削減効果が期待できるのも事実です。具体的にどんなコストが増え、どんなコストが減るのかを考えてみましょう。

【目次】

1.オンプレミスかクラウドか。異なる導入／運用コスト
2.会議に伴う各種コストを削減
3.会議以外の用途でもリモート化してコスト削減

1.オンプレミスかクラウドか。異なる導入／運用コスト

企業がWeb会議システムを導入する際、どんなコストを考慮しておけばよいでしょうか。まずはシステムの導入形態を踏まえておくことが大切です。サーバーやストレージなどのハードウェアを社内に設置する「オンプレミス型」と、インターネット経由でサービスを利用する「クラウド型」では、コスト構造が異なるためです。

「オンプレミス型」の場合、比較的自社の要件に応じてカスタマイズしやすい一方で、Web会議システムが稼働するサーバーやストレージといったハードウェアを事前に調達しておく必要があります。これに加えて、ソフトウェアのライセンス費、さらにはハードウェアやソフトウェアの保守費を考慮する必要があります。 また、そのシステムを運用するIT担当者の人件費も必要になるでしょう。導入後のシステムの不具合やハードウェアの故障などのメンテナンス、負荷や容量を想定するキャパシティプランニング、バックアップ環境やDR（ディザスタリカバリ）環境の構築、監視運用など、Web会議システムを適切に稼働させるため、IT要員は各種作業を担います。そのための作業費や作業負荷も考慮しておくべきでしょう。

「クラウド型」の場合、サーバーやストレージといったハードウェアを調達する必要はありません。これらのリソースをインターネット経由で“サービス”として利用するからです。そのため、自社都合のカスタマイズできないケースがほとんどですが、サーバーやストレージの導入費はかかりません。利用するユーザーライセンスを月額費として支払う形態が一般的です。Web会議システムを提供する企業のなかには、5人分、10人分などのライセンス費を含んだサービス使用料としてサービス提供するケースがあります。利用するユーザー数と、月額のサービス使用料を確認し、自社にとって最適なWeb会議システムを検討するのが望ましいでしょう。

2.会議に伴う各種コストを削減

では、Web会議システムを導入することで削減が期待できるコストについて考えてみましょう。
Web会議システムは、遠隔地にいる相手とインターネット経由で会議や打ち合わせをする用途を想定しています。そのため、物理的な移動に伴う時間や費用をかけずに済むのが最大のメリットといえます。

第一に、会議の度に出張をする従業員の交通費や宿泊費の削減効果が期待できます。例えば、大阪、仙台、福岡の3拠点の支店長が東京の本社に集合して会議開催するとします。それぞれ東京-新大阪間の新幹線往復料金は約3万円、東京-仙台間の新幹線往復料金は約2万円、東京-福岡間の飛行機往復料金は大手航空会社利用で約4万円かかるでしょう。つまり、一度の会議開催の費用は、3人の交通費がおよそ9万円、もし会議を毎月開催すれば、交通費だけで年間100万円超になります。場合によっては宿泊費も必要です。気づかないうちに会議開催費用が膨らんでしまっているのではないでしょうか。

第二に、移動に費やす時間の削減効果が期待できます。例えば会議参加のために社員50人がそれぞれ1時間かけて東京本社に向かったとすれば、往復で約100時間が「移動」のために使われたことになります。その100時間は企業にとって有益な100時間といえるでしょうか。移動している最中にも、ビジネスは常に動いていますし、ライバル企業は前に進んでいます。競争力を高めるためにも、より生産性の高い働き方が求められているのが昨今です。

3.会議以外の用途でもリモート化してコスト削減

Web会議システム導入で減らせるコストは、社内会議や打ち合わせ時の費用だけではありません。例えば顧客との商談や外部取引先との打ち合わせでも同様のことが言えるでしょう。顧客や取引先に会議参加の招待メールを送信し、社外のユーザーと商談や打ち合わせをすぐに開始できるものもあります。こうした社外とのコミュニケーションをリモート化することで、同じように移動費や移動時間を削減する効果が期待できます。

その他、保守やサポートなどの顧客向け相談窓口、eラーニングや講演などの聴講、フィールドワーク、遠隔医療など、あらゆる用途や分野で利用が見込まれ、無駄を解消して業務を効率化する手段としてWeb会議が期待されています。「会議」の実施回数が少ない企業でも、実は導入することでさまざまなコストを減らすことができるのです。

これまであたりまえのように行ってきた対面での打ち合わせやコミュニケーションは、費用に見合った効果が出ているのか、一度社内で議論してみてはいかがでしょうか。もしそれほど価値が出ていないのであれば、思い切ってWeb会議を使ってリモート化するのもよいでしょう。6ヶ月や1年といった単位で削減されるコストと作業時間を算出し、どれくらいの期間でWeb会議システム導入／維持費を回収できるのか試算することで投資対効果が算出できます。

システムを新たに導入するとき、目の前の導入コストだけに目が向きがちです。しかし、そのコストと同じくらい業務がどう変わるのか、どんな効果が期待できるのかを考えることは大切です。そのためにはシステムが備える機能やテクノロジーを理解し、システムを最大限活用できる組織や体制まで踏み込んだ改革に着手することが必要なのです。